Introduction

1. Informations importantes et qui nous sommes
2. Les données que nous collectons à votre sujet
3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées et utilisées ?
4. Divulgation de vos données à caractère personnel
5. Transferts internationaux
6. Sécurité des données
7. Conservation des données
8. Vos droits

1. Informations importantes et qui nous sommes

Objet de cet Avis de confidentialité

Cet Avis de confidentialité vise à vous informer sur la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel dans diverses circonstances. Il est important que vous lisiez cet Avis de confidentialité afin de comprendre comment et pourquoi nous utilisons vos données. Cette version a été mise à jour pour la dernière fois le 3 février 2021. Vous pouvez nous contacter pour obtenir les versions précédentes.

Contrôleur des données

Clockwise Group Ltd (société n° 11457392) ou, selon le site Clockwise avec lequel vous traitez, une filiale de cette société au sein du groupe « Clockwise » (désignés collectivement par « nous », « notre » ou « nos » dans cet Avis de confidentialité) est le contrôleur et le responsable de vos données à caractère personnel. Si vous avez des questions concernant cet Avis de confidentialité (y compris toute demande d’exercice de l’un de vos droits), veuillez nous contacter par courriel à l’adresse suivante : hello@workclockwise.com.

Liens de tiers

Notre Site web peut inclure des liens vers des sites web, des plug-ins et des applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites web tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre Site web, nous vous encourageons à lire l’avis de confidentialité de chaque site web sur lequel vous vous rendez.

2. Les données que nous détenons vous concernant

Le terme « données à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique qui permettent d’identifier cette personne. Nous pouvons collecter, utiliser, enregistrer et transférer différents types de données à caractère personnel vous concernant, que nous avons regroupées comme suit :

Les données d’identité comprennent le prénom, le nom de famille, l’image, le nom d’utilisateur en ligne ou un identifiant similaire, l’intitulé de poste, les compétences et les centres d’intérêt, l’employeur, la localisation, les comptes de réseaux sociaux, la date de naissance et le sexe ;
Les données de contact comprennent l’adresse électronique, l’adresse physique et les numéros de téléphone ;
Les données financières comprennent les données relatives aux comptes bancaires et aux cartes de paiement ;
Les données techniques comprennent l’adresse IP (Internet Protocol), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le fuseau horaire et la localisation, les types et versions des plug-ins du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme ainsi que d’autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à notre Site web ;
Les données d’utilisation comprennent des informations sur la façon dont vous utilisez notre Site web et nos services ;
Les données relatives au marketing et à la communication comprennent vos préférences en matière de communication marketing de notre part et de la part de nos tiers, ainsi que vos préférences en matière de communication ;

À l’exception des données saisies accidentellement par nos systèmes de vidéosurveillance, nous ne collectons pas de Catégories particulières de données à caractère personnel vous concernant (telles que des informations sur votre origine raciale ou ethnique, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance à un syndicat, des données relatives à la santé et des données génétiques et biométriques) par le biais de l’utilisation du Site web ou lorsque vous traitez avec nous.

 Votre contrôle sur les données à caractère personnel que vous partagez

Les Utilisateurs de nos bâtiments ont la possibilité de nous fournir des données à caractère personnel lorsqu’ils nous contactent ou lorsqu’ils utilisent notre application « ClockedIn ». En dehors de certaines informations obligatoires (comme le nom, l’adresse électronique, l’entreprise et la localisation), les Utilisateurs ont le contrôle sur les données à caractère personnel qui sont partagées et mises à disposition afin d’être utilisées par ou publiées pour d’autres utilisateurs de l’application. Si vous ne partagez pas ces données à caractère personnel, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctions ou fonctionnalités de l’application, mais c’est un choix qui vous appartient.

Votre obligation de nous informer des changements

Il est important que les données à caractère personnel que nous détenons vous concernant soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos données à caractère personnel changent au cours de votre relation avec nous.

3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées et utilisées ?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données à caractère personnel auprès de vous et vous concernant. Nous décrivons ci-dessous les données à caractère personnel que nous collectons, comment et pourquoi elles sont collectées et sur quelles bases juridiques nous nous appuyons pour ce faire (y compris une description de l’intérêt légitime poursuivi). Notez que nous pouvons traiter vos données à caractère personnel de diverses manières en fonction de l’objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos données :

Type de données à caractère personnel	Méthode de collecte	Base d’utilisation	Finalité
Données d’identité Données de contact Données financières Données relatives au marketing et à la communication	Interactions directes avec vous (par exemple, en personne, par téléphone, via notre Site web (y compris via la fonction de messagerie), via les réseaux sociaux) Formulaires de saisie des données	Consentement Contrat Intérêts légitimes (pour gérer notre entreprise)	Pour vous contacter Pour vous fournir (ou fournir à votre employeur) nos produits et services Pour vous fournir du matériel de marketing
Données d’identité Données de contact	Systèmes de vidéosurveillance	Intérêts légitimes (pour nous protéger, pour assurer la sécurité de nos actifs et pour protéger les autres utilisateurs du bâtiment)	Pour assurer la sécurité et rechercher les responsabilités en cas de délit, de dommage ou de blessure
Données techniques Données d’utilisation Données relatives au marketing et à la communication	Interactions avec nos sites web et nos applications Utilisation des cookies	Intérêts légitimes (pour administrer nos systèmes informatiques et gérer nos activités et notre Site web)	Pour maintenir le fonctionnement, la mise à jour et l’efficacité de nos moyens en ligne Pour contrôler et garantir le bon fonctionnement de nos produits et services
Données d’identité Données de contact	De votre part ou de la part de tiers tels que votre employeur, les membres de nos bureaux dans lesquels vous vous rendez ou que vous contactez, des fournisseurs de services d’analyse, des fournisseurs de services de paiement ou des agrégateurs de données.	Intérêt légitime (pour gérer notre entreprise)	Pour vous contacter (ou vous permettre d’être contacté(e) par des tiers pertinents) Pour recevoir et vérifier vos paiements Pour gérer efficacement notre Site web, notre application et nos pages de réseaux sociaux.
Données d’identité Données de contact Données financières Données techniques Données d’utilisation Données relatives au marketing et à la communication	Par le biais ou en relation avec l’utilisation de notre application ClockedIn	Intérêt légitime (pour gérer notre entreprise) Consentement	Pour inviter et aider à l’utilisation de l’application Pour permettre le paiement des produits et services Pour faciliter la mise en réseau et la création de communautés entre nos membres et leurs employés Pour nous permettre de suivre et d’enregistrer l’utilisation de nos services (comme l’utilisation des salles de réunion réservées).
Toute donnée à caractère personnel collectée	Comme ci-dessus	Intérêt légitime (pour gérer notre entreprise)	À des fins accessoires, telles que la maintenance, les sauvegardes et l’archivage

En outre, veuillez noter ce qui suit :

• Intérêt légitime
  

Lorsque nous invoquons l’« intérêt légitime », nous prenons en considération et évaluons tout impact potentiel (positif et négatif) sur vous et sur vos droits avant de traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos intérêts légitimes.

Nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel pour des activités où l’impact sur vous est supérieur à nos intérêts (sauf si nous avons votre consentement ou si la loi nous y oblige ou nous y autorise).

• Marketing

Si vous êtes l’un de nos clients, nous pouvons vous contacter de temps à autre par téléphone ou par courriel pour vous fournir des informations sur nos produits ou services. Vous pouvez nous demander ou demander à des tiers de cesser de vous envoyer des messages marketing à tout moment en suivant les liens de désabonnement figurant dans tout message marketing qui vous est envoyé ou en nous contactant, le cas échéant, à tout moment.  Si vous refusez de recevoir ces messages marketing, ce refus ne s’appliquera pas aux données à caractère personnel qui nous sont fournies à la suite d’une prestation de service ou d’autres transactions.

Nous obtiendrons votre consentement explicite avant de partager vos données à caractère personnel avec une société extérieure à notre groupe à des fins de marketing non liées à notre groupe.

4. Divulgation de vos données à caractère personnel

Si nécessaire, nous partagerons vos données à caractère personnel avec les parties (toutes établies au Royaume-Uni ou dans l’Espace économique européen, sauf indication contraire) indiquées ci-dessous aux fins énoncées dans le tableau du paragraphe 3 ci-dessus :

• Les tiers auxquels nous pourrions décider de vendre ou de transférer ou avec lesquels nous pourrions décider de fusionner des parties de notre société ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir d’autres sociétés ou à fusionner avec elles. Si un changement survient dans notre société, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données à caractère personnel de la même manière que celle décrite dans le présent Avis de confidentialité.
• Les autorités fiscales (HM Revenue & Customs), les régulateurs et d’autres autorités qui exigent que les activités de traitement fassent l’objet d’une communication dans certaines circonstances ;
• Les conseillers professionnels, y compris les avocats, les banquiers, les auditeurs et les assureurs basés dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni, qui fournissent des services de conseil, bancaires, juridiques, d’assurance et de comptabilité ;
• Les prestataires de services agissant en tant que sous-traitants, y compris (à la date indiquée ci-dessus et qui peut être mise à jour de temps à autre) :
  • un fournisseur de services de téléphonie et d’assistance informatique basé en Écosse ;
  • un fournisseur de services de destruction de données et de gestion des déchets confidentiels basé en Écosse ;
  • un fournisseur de plateforme de gestion de coworking en ligne basé en Angleterre ;
  • un fournisseur de services de gestion des biens et des installations basé en Écosse ;
  • un fournisseur de services d’exploitation d’applications basé en Angleterre (qui a mis en place des règles d’entreprise contraignantes pour faciliter le transfert de certaines données à caractère personnel en dehors de l’EEE au sein de son groupe, y compris vers les États-Unis) ;
  • un fournisseur de services de paiement en ligne basé aux États-Unis (qui a signé le cadre de protection des données UE-États-Unis « US Privacy Shield ») ;
  • un fournisseur de services d’administration et d’assistance informatique basé en Angleterre ; et
  • d’autres sociétés de notre groupe qui fournissent des services de gestion, de comptabilité et d’administration commerciale.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le destinataire éventuel de vos données ou sur les mesures mises en place entre nous et le destinataire de ces données, contactez-nous à l’adresse électronique ci-dessus pour en discuter. Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos données à caractère personnel et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données à caractère personnel à leurs propres fins et nous ne leur permettons de traiter vos données à caractère personnel qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

Une partie des fonctionnalités de l’application ClockedIn permet aux utilisateurs de publier certaines informations afin qu’elles soient actives pour ou visibles par les autres utilisateurs de l’application. Si cette fonction est activée, le nom des utilisateurs et la localisation du site Clockwise seront visibles (ainsi que toute autre information que l’Utilisateur choisit de rendre visible). Étant donné que cette fonction est laissée à l’appréciation et au contrôle de l’Utilisateur, ce dernier est responsable de son propre choix en la matière.

Nous signalons également que certaines données analytiques d’utilisation de l’application seront transmises à Microsoft à des fins de retour d’information et d’amélioration des opérations. Toutefois, ces données seront rendues totalement et irréversiblement anonymes (c’est-à-dire qu’il ne s’agira pas de « données à caractère personnel »), de sorte qu’il ne sera pas possible d’identifier les Utilisateurs de l’application au moyen de l’utilisation ou du partage de ces données.

5.  Transferts internationaux

Sauf mention contraire ci-dessus, nous ne transférons pas vos données à caractère personnel en dehors du Royaume-Uni ou de l’Espace économique européen (qui a été considéré comme un territoire offrant une protection adéquate pour les données à caractère personnel reçues du Royaume-Uni).

6. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données à caractère personnel ne soient accidentellement perdues, utilisées, modifiées, divulguées ou consultées de manière non autorisée. Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de données à caractère personnel et nous vous notifierons, ainsi que tout régulateur applicable, en cas de violation dès lors que nous y sommes légalement tenus. En outre, nous limitons l’accès à vos données à caractère personnel aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin de les connaître pour des raisons professionnelles. Ils ne traiteront vos données à caractère personnel que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

7. Conservation des données

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de communication.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données à caractère personnel, du risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, des finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel, de la durée d’une action en justice et de la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.

À moins que nous ne devions conserver les données à caractère personnel plus longtemps (par exemple dans le cas où elles sont liées à un litige réel ou potentiel ou à des accusations pénales), nous prenons généralement des mesures pour rendre vos données à caractère personnel inutilisables douze (12) mois après les avoir collectées. En ce qui concerne la vidéosurveillance, nous prendrons ces mesures trente (31) jours après la collecte et, en ce qui concerne les données à caractère personnel collectées via l’application ClockedIn, douze (12) mois après votre dernière utilisation de l’application.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données à caractère personnel (de sorte qu’elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou de statistiques, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations indéfiniment sans vous en informer.

8. Vos droits

Dans certaines circonstances, vous avez des droits concernant vos données à caractère personnel en vertu des lois sur la protection des données. Vous avez le droit de :

• Demander l’accès à vos données à caractère personnel (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »).
• Demander la correction des données à caractère personnel que nous détenons vous concernant. Cela vous permet de faire corriger les données incomplètes ou inexactes que nous détenons vous concernant (sous réserve de vérification).
• Demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander d’effacer ou de supprimer des données à caractère personnel lorsqu’il n’y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter, lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons peut-être traité vos informations de manière illégale ou lorsque nous sommes tenus d’effacer vos données à caractère personnel pour nous conformer à la législation locale.
• S’opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur ceux d’un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif, car vous estimez que cela porte atteinte à vos libertés et droits fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
• Demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants : (a) si vous souhaitez que nous vérifiions l’exactitude des données ; (b) si notre utilisation des données est illégale mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions ; (c) si vous avez besoin que nous conservions les données, même si nous n’en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou (d) si vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données, mais que nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes impérieux de les utiliser.
• Demander le transfert de vos données à caractère personnel à vous-même ou à un tiers. Nous vous fournirons, à vous ou à un tiers que vous aurez choisi, vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
• Retirer le consentement à tout moment lorsque nous nous appuyons sur le consentement pour traiter vos données à caractère personnel. Toutefois, cela n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés, veuillez nous contacter. Veuillez noter qu’il peut arriver que nous ne soyons pas toujours en mesure de répondre à votre demande pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant.

Aucun frais n’est généralement exigé

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer l’un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Par ailleurs, nous pouvons refuser de donner suite à votre demande dans ces circonstances.

Ce que nous pourrions avoir besoin de votre part

Il se peut que nous devions vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d’accès à vos données à caractère personnel (ou d’exercer vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les données à caractère personnel ne sont pas divulguées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Délai de réponse

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il peut arriver que le délai soit supérieur à un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si nous recevons un grand nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous notifierons et vous tiendrons informé(e).

Contact de l’autorité de surveillance

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. L’Information Commissioner’s Office (ICO) est l’autorité de surveillance du Royaume-Uni pour les questions relatives à la protection des données (www.ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois de pouvoir répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à une autorité de surveillance.