Datenschutz

Einführung

1. Wichtige Informationen und wer wir sind
2. Von uns über dich erhobene Daten
3. Wie deine personenbezogenen Daten erhoben und verwendet werden
4. Offenlegung deiner personenbezogenen Daten
5. Internationale Datenübermittlungen
6. Datensicherheit
7. Datenspeicherung
8. Deine gesetzlichen Rechte

1. Wichtige Informationen und wer wir sind

Zweck dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung soll dich darüber informieren, wie wir deine personenbezogenen Daten unter verschiedenen Umständen erheben und verarbeiten. Du solltest diese Datenschutzerklärung unbedingt lesen, damit du genau weißt, wie und warum wir deine Daten verwenden. Diese Fassung wurde zuletzt am 3. Februar 2021 aktualisiert. Frühere Versionen können bei uns angefordert werden.

Verantwortlicher

Clockwise Group Ltd (eingetragen unter der Nr. 11457392) oder – je nachdem, mit welchem Clockwise-Standort du geschäftlich in Verbindung stehst – oder eine Tochtergesellschaft dieses Unternehmens innerhalb der „Clockwise“-Gruppe (in dieser Datenschutzerklärung zusammen als „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet) ist für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten verantwortlich („Verantwortlicher“). Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung (einschließlich Anfragen zur Ausübung deiner gesetzlichen Rechte), wendest du dich bitte per E-Mail an hello@workclockwise.com.

Links zu Drittanbietern

Unsere Website kann Links zu Websites, Plug-ins und Anwendungen Dritter enthalten. Wenn du auf diese Links klickst oder diese Verbindungen aktivierst, können Dritte Daten über dich erheben oder weitergeben. Wir haben keine Kontrolle über diese Websites und sind nicht für deren Datenschutzerklärungen verantwortlich. Wenn du unsere Website verlässt, empfehlen wir dir, die Datenschutzerklärung jeder von dir besuchten Website zu lesen.

2. Von uns über dich erhobene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann. Wir können verschiedene Arten personenbezogener Daten über dich erheben, verwenden, speichern und übermitteln, die wir wie folgt zusammengefasst haben:

• Identitätsdaten umfassen Vorname, Nachname, Foto, Online-Benutzername oder eine ähnliche Kennung, Berufsbezeichnung, Fähigkeiten und Interessen, Arbeitgeber, Standort, Konten in sozialen Medien, Geburtsdatum und Geschlecht;
• Kontaktdaten umfassen E-Mail-Adresse, Postanschrift und Telefonnummern;
• Finanzdaten umfassen Angaben zum Bankkonto und zur Zahlungskarte;
• Technische Daten umfassen die Internetprotokoll- (IP) Adresse, deine Anmeldedaten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung und -ort, Browser-Plug-in-Typen und -Versionen, Betriebssystem und Plattform sowie andere Technologien auf den Geräten, mit denen du auf unsere Website zugreifst;
• Nutzungsdaten umfassen Informationen darüber, wie du unsere Website und Services nutzt;
• Marketing- und Kommunikationsdaten umfassen deine Präferenzen für den Erhalt von Marketingmitteilungen von uns und unseren Dritten sowie deine Kommunikationspräferenzen;

Abgesehen von Daten, die zufällig durch unsere Videoüberwachungsanlagen (CCTV) erfasst werden, erheben wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten über dich (wie Angaben über deine ethnische oder rassische Herkunft, deine religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, dein Sexualleben, deine sexuelle Orientierung, deine politischen Meinungen, deine Gewerkschaftzugehörigkeit, Informationen über deinen Gesundheitszustand sowie genetische und biometrische Daten) durch die Nutzung der Website oder eine anderweitige Beziehung zu dir.

Deine Kontrolle über die von dir mitgeteilten personenbezogenen Daten

Nutzer unserer Gebäude haben die Möglichkeit, uns personenbezogene Daten zu mitzuteilen, wenn sie mit uns Kontakt aufnehmen oder unsere „ClockedIn“-App verwenden. Abgesehen von einigen obligatorischen Informationen (wie Name, E-Mail-Adresse, Firma und Standort) haben Nutzer die Kontrolle darüber, welche personenbezogenen Daten mitgeteilt und anderen Benutzern der App zur Verwendung oder Veröffentlichung zur Verfügung gestellt werden. Wenn du diese personenbezogenen Daten nicht mitteilst, kannst du möglicherweise nicht alle Funktionen der App nutzen; doch das ist deine Entscheidung.

Deine Pflicht, uns über Änderungen zu informieren

Es ist wichtig, dass die von uns über dich gespeicherten personenbezogenen Daten korrekt und aktuell sind. Bitte informiere uns, wenn sich deine personenbezogenen Daten während deiner Beziehung zu uns ändern.

3. Wie deine personenbezogenen Daten erhoben und verwendet werden

Wir nutzen verschiedene Methoden zur Erhebung personenbezogener Daten von dir und über dich. Nachstehend findest du eine Beschreibung, welche personenbezogenen Daten von uns erhoben werden, wie und warum sie erhoben werden und auf welche Rechtsgrundlagen wir uns dabei stützen (einschließlich einer Beschreibung des verfolgten berechtigten Interesses). Beachte bitte, dass wir deine personenbezogenen Daten je nach dem spezifischen Zweck, für den wir deine Daten verwenden, auf mehr als einer Grundlage verarbeiten dürfen:

Art von personenbezogenen Daten	Erhebungsmethode	Grundlage der Nutzung	Zweck
Identitätsdaten Kontaktdaten Finanzdaten Marketing- und Kommunikationsdaten	Direkte Interaktionen mit dir (z. B. persönlich, telefonisch, über unsere Website (auch über die Nachrichtenfunktion), über soziale Medien) Formulare zur Datenerfassung	Zustimmung Vertrag Berechtigte Interessen (zur Führung unseres Geschäfts)	To contact you To provide you (or your employer) with our products and services To provide you with marketing material
Identitätsdaten Kontaktdaten	CCTV-Anlagen	Berechtigte Interessen (zum Schutz von uns sowie der Sicherheit unserer Vermögenswerte und anderer Gebäudenutzer)	To ensure security and to investigate responsibility in the event of any crime, damage or injury
Technische Daten Nutzungsdaten Marketing- und Kommunikationsdaten	Interaktionen mit unseren Websites und unserer App Verwendung von Cookies	Berechtigte Interessen (zur Verwaltung unserer IT-Systeme, zur Führung unseres Geschäfts und zum Betrieb unserer Website)	To keep our online avenues working, up to date and effective To monitor and ensure effective operation of our products and services
Identitätsdaten Kontaktdaten	Von dir oder Dritten, wie z. B. deinem Arbeitgeber, unseren Mitgliedern, deren Büros du betrittst oder kontaktierst, Anbietern von Analysediensten, Anbietern elektronischer Zahlungen oder Datenaggregatoren	Berechtigtes Interesse (zur Führung unseres Geschäfts)	To contact you (or allow you to be contacted by relevant third parties) To take and verify payments from you To efficiently run our website, app and social media pages
Identitätsdaten Kontaktdaten Finanzdaten Technische Daten Nutzungsdaten Marketing- und Kommunikationsdaten	Durch die oder in Verbindung mit der Nutzung unserer ClockedIn-App	Berechtigtes Interesse (zur Führung unseres Geschäfts) Zustimmung	To invite and assist your use of the app To allow for payment of products and services To facilitate networking and community building between our members and their employees To allow us to monitor and record use of our services (such as use of booked meeting rooms)
Alle erhobenen personenbezogenen Daten	Wie oben	Berechtigtes Interesse (zur Führung unseres Geschäfts)	Ancillary purposes, such as maintenance, back-ups and archiving

Bitte beachte außerdem Folgendes:

• Berechtigtes Interesse
  

Wenn wir uns auf ein „berechtigtes Interesse“ berufen, wägen wir alle potenziellen (positiven und negativen) Auswirkungen auf dich und deine Rechte ab, bevor wir deine personenbezogenen Daten für unsere berechtigten Interessen verarbeiten.

Wir verwenden deine personenbezogenen Daten nicht für Aktivitäten, bei denen die Auswirkungen auf dich unsere Interessen überwiegen (es sei denn, dass wir deine Einwilligung dazu haben oder anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet oder berechtigt sind).

• Marketing

Wenn du ein Kunde von uns bist, können wir dich von Zeit zu Zeit telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, um dir Informationen über unsere Produkte oder Dienstleistungen zukommen zu lassen. Du kannst uns oder Dritte jederzeit darum bitten, dir keine Marketingmitteilungen mehr zu senden, indem du dem Abmeldelink in jeder an dich gesendeten Marketingmitteilung folgst oder dich jederzeit mit uns in Verbindung setzt.  Wenn du dich gegen den Erhalt dieser Marketingmitteilungen entscheidest, gilt dies nicht für personenbezogene Daten, die uns aufgrund einer Dienstleistung oder anderer Transaktionen zur Verfügung gestellt werden.

Wir werden deine ausdrückliche Zustimmung einholen, bevor wir deine personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken an Unternehmen außerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeben.

4. Offenlegung deiner personenbezogenen Daten

Falls erforderlich, geben wir deine personenbezogenen Daten an die unten aufgeführten Parteien (die alle in Großbritannien oder im Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind, sofern nicht anders angegeben ist) zu den in der Tabelle oben in Absatz 3 genannten Zwecken weiter:

• Dritte, an die wir Teile unseres Unternehmens oder unserer Vermögenswerte verkaufen oder übertragen oder mit denen wir fusionieren. Alternativ können wir versuchen, andere Unternehmen zu erwerben oder mit ihnen zu fusionieren. Wenn eine Änderung in unserem Unternehmen eintritt, können die neuen Eigentümer deine personenbezogenen Daten auf die gleiche Weise verwenden, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.
• HM Revenue & Customs, Aufsichts- und andere Behörden, die unter bestimmten Umständen eine Meldung von Verarbeitungstätigkeiten verlangen;
• Professionelle Berater wie Rechtsanwälte, Bankiers, Wirtschaftsprüfer und Versicherer mit Sitz in der Europäischen Union oder im Vereinigten Königreich, die Beratungs-, Bank-, Rechts-, Versicherungs- und Abrechnungsdienstleistungen erbringen;
  Dienstleister, die (zum o. g. Zeitpunkt) als Auftragsverarbeiter tätig sind und von Zeit zu Zeit geändert werden können, einschließlich:
  • Anbieter von Telefon- und IT-Dienstleistungen mit Sitz in Schottland;
  • Anbieter von Dienstleistungen zur Vernichtung vertraulicher Akten und Daten mit Sitz in Schottland;
  • Anbieter von Dienstleistungen für eine Online-Coworking-Management-Plattform mit Sitz in England;
  • Anbieter von Immobilien- und Gebäudemanagement-Dienstleistungen mit Sitz in Schottland;
  • Anbieter von Dienstleistungen für den Betrieb von Apps mit Sitz in England (die über verbindliche interne Vorschriften verfügen, um die Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten außerhalb des EWR innerhalb ihrer Gruppe, einschließlich in die USA, zu erleichtern);
  • Online-Zahlungsanbieter mit Sitz in den USA (die sich zur Einhaltung des EU-US Privacy Shield (Datenschutzschild) verpflichtet haben);
  • Anbieter von IT-Support- und Administrationsdienstleistungen mit Sitz in England; und
  • andere Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe, die Management-, Abrechnungs- und betriebswirtschaftliche Dienstleistungen erbringen.

Wenn du weitere Informationen darüber benötigst, an wen deine Daten weitergegeben werden können oder welche Maßnahmen zwischen uns und dem Empfänger dieser Daten getroffen werden, kannst du dich an die oben genannte E-Mail-Adresse wenden. Wir verlangen von allen Dritten, dass sie die Sicherheit deiner personenbezogenen Daten respektieren und sie gemäß den gesetzlichen Vorschriften behandeln. Wir gestatten unseren Drittdienstleistern nicht, deine personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zu verwenden, und gestatten ihnen nur, deine personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Aufgrund einer bestimmten Funktion der ClockedIn-App können Nutzer bestimmte Informationen veröffentlichen, damit sie für andere Nutzer der App aktiv oder sichtbar sind. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden der Nutzername und der Standort von Clockwise (sowie sonstige Informationen, die auf Wunsch des Nutzers zu sehen sein sollen) angezeigt. Da die Aktivierung dieser Funktion der Entscheidung und Kontrolle des Nutzers unterliegt, sind Nutzer für ihre eigene Entscheidung verantwortlich.

Wir möchten auch darauf hinweisen, dass bestimmte Analysedaten in Bezug auf die Nutzung der App zu Feedback- und Verbesserungszwecken an Microsoft weitergegeben werden. Diese Daten werden jedoch vollständig und unwiderruflich anonymisiert (d. h. sie sind keine „personenbezogenen Daten“), sodass Nutzer der App durch die Verwendung oder Weitergabe dieser Daten nicht identifizierbar sind.

5.  Internationale Datenübermittlungen

Sofern oben nicht anders angegeben ist, übermitteln wir deine personenbezogenen Daten nicht außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des Europäischen Wirtschaftsraums (der als Gerichtsbarkeit für den angemessenen Schutz personenbezogener Daten aus dem Vereinigten Königreich gilt).

6. Datensicherheit

Wir haben angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um deine personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigtem Verlust oder unbefugter Nutzung, Änderung oder Offenlegung zu schützen. Wir haben Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Verstößen gegen den Schutz personenbezogener Daten eingerichtet und werden dich und die zuständigen Aufsichtsbehörden über einen Verstoß informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Außerdem beschränken wir den Zugang zu deinen personenbezogenen Daten auf die Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen, Auftragnehmer und sonstigen Dritten, die diese aus geschäftlichen Gründen kennen müssen. Sie verarbeiten deine personenbezogenen Daten nur auf unsere Weisung hin und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.

7. Datenspeicherung

Wir speichern deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung gesetzlicher oder abrechnungstechnischer Verpflichtungen oder Meldepflichten.

Bei der Festlegung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko einer Schädigung durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung deiner personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, die Dauer eines Rechtsanspruchs und die Frage, ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Sofern wir personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren müssen (z. B. im Zusammenhang mit tatsächlichen oder potenziellen Rechtsstreitigkeiten oder Strafanzeigen), ergreifen wir in der Regel Maßnahmen, damit deine personenbezogenen Daten 12 Monate nach ihrer Erhebung nicht mehr verwendet werden können. In Bezug auf Videoüberwachung werden wir diese Schritte schon 31 Tage nach der Erhebung und in Bezug auf personenbezogene Daten, die über die ClockedIn-App erhoben wurden, 12 Monate nach deiner letzten Nutzung der App unternehmen.

Unter bestimmten Umständen können wir deine personenbezogenen Daten für Forschungs- oder statistische Zwecke anonymisieren (sodass sie nicht mehr mit dir in Verbindung gebracht werden können). In diesem Fall können wir diese Informationen auf unbestimmte Zeit verwenden, ohne dich davon in Kenntnis zu setzen.

8. Deine gesetzlichen Rechte

Unter bestimmten Umständen hast du nach den geltenden Datenschutzgesetzen Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten. Du hast folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft zu deinen personenbezogenen Daten („Auskunftsrecht der betroffenen Person“ genannt).
• Recht auf Berichtigung der personenbezogenen Daten, die wir über dich gespeichert haben. Du kannst unvollständige oder falsche Daten, die wir über dich gespeichert haben, (vorbehaltlich einer Überprüfung) berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung deiner personenbezogenen Daten. Du kannst uns dazu auffordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für ihre weitere Verarbeitung gibt, wenn du dein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung erfolgreich ausgeübt hast (siehe unten), wenn wir deine Daten möglicherweise unrechtmäßig verarbeitet haben oder wenn wir zur Einhaltung der lokalen gesetzlichen Bestimmungen dazu verpflichtet sind, deine personenbezogenen Daten zu löschen.
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) berufen und du in deiner besonderen Situation etwas gegen die Verarbeitung aus diesem Grund einwenden möchtest, da du der Ansicht bist, dass dies deine Grundrechte und freiheiten beeinträchtigt. Du hast auch das Recht zu widersprechen, wenn wir deine personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeiten.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten. Du kannst uns bitten, die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in folgenden Fällen auszusetzen: (a) wenn du möchtest, dass wir die Richtigkeit der Daten feststellen; (b) wenn unsere Verwendung der Daten rechtswidrig ist, du aber nicht möchtest, dass wir sie löschen; (c) wenn du möchtest, dass wir die Daten aufbewahren, obwohl wir sie nicht mehr benötigen, um Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen; oder (d) wenn du der Verwendung deiner Daten widersprochen hast, wir aber prüfen müssen, ob wir vorrangige berechtigte Gründe für die Verwendung haben.
• Recht auf Übermittlung deiner personenbezogenen Daten an dich oder einen Dritten. Wir werden dir oder einem von dir ausgewählten Dritten deine personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.
• Recht auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung,wenn wir uns auf die Einwilligung zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten berufen. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf deiner Einwilligung. Wenn du deine Einwilligung widerrufst, können wir dir bestimmte Produkte oder Dienstleistungen möglicherweise nicht mehr zur Verfügung stellen.

Wenn du eines der oben genannten Rechte ausüben möchtest, solltest du dich bitte mit uns in Verbindung setzen. Bitte beachte, dass wir deiner Bitte aus bestimmten rechtlichen Gründen, die wir dir mitteilen werden, möglicherweise nicht nachkommen können.

In der Regel fallen keine Gebühren an

Für die Auskunft zu deinen personenbezogenen Daten (oder die Ausübung anderer Rechte) musst du keine Gebühr bezahlen. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn deine Bitte oder Anfrage offensichtlich unbegründet, wiederholt gestellt oder unverhältnismäßig ist. Alternativ können wir uns unter diesen Umständen weigern, deiner Bitte nachzukommen.

Was wir von dir möglicherweise benötigen

Möglicherweise müssen wir von dir bestimmte Informationen anfordern, um deine Identität zu bestätigen und dein Recht auf Auskunft zu deinen personenbezogenen Daten (oder die Ausübung deiner sonstigen Rechte) zu gewährleisten. Diese Sicherheitsmaßnahme soll gewährleisten, dass personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben werden, die keinen Anspruch darauf haben. Wir können uns auch mit dir in Verbindung setzen, um dich um weitere Informationen in Bezug auf deine Anfrage zu bitten, damit wir schneller reagieren können.

Antwortfrist

Wir bemühen uns, alle berechtigten Anfragen innerhalb eines Monats zu beantworten. Gelegentlich kann es länger als einen Monat dauern, wenn deine Anfrage besonders komplex ist oder wenn wir viele Anfragen erhalten. In diesem Fall werden wir dich benachrichtigen und auf dem Laufenden halten.

Kontakt zur Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, eine Beschwerde bei einer für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Das Information Commissioner’s Office (ICO) ist die britische Aufsichtsbehörde für Datenschutzfragen (www.ico.org.uk). Wir würden uns jedoch freuen, wenn du uns die Gelegenheit zur Klärung deiner Bedenken geben würdest, bevor du dich an eine Aufsichtsbehörde wendest. Setze dich also bitte zuerst mit uns in Verbindung.